- Tổ chức một sự kiện chính là công việc giống như bạn đang chơi một
trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn
có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi
tiết.
 |
| Quy trình tổ chức sự kiện thành công - 1 |
- Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện
lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh
nghiệp. Nhưng dù bất kỳ là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân
theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Quy trình tổ chức sự kiện thành công bao gồm các bước sau:
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức
sự kiện
+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến
sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho
sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, tìm địa điểmtổ chức sự kiện uy tín chất lượng, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự
kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự
kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự
kiện
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng
tới
 |
| Quy trình tổ chức sự kiện thành công - 2 |
– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau
sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho
sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
- Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có
phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện
cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự
kiện, …
- Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính
tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ
và chi tiết khác nữa.
 |
| Quy trình tổ chức sự kiện thành công - 3 |
- Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc
gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự
kiện. Với người tham gia sự kiện , thì bạn cần chia ra các nhóm chính sau:
+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.
+ Nhà tổ chức sự kiện.
+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch
vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…
+ Những nhóm khách mời tham gia sự kiện.
+ Nhóm khách vãng lai tham dự sự kiện
+ Nhóm chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.
– Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc bạn muốn tổ chức các buổi teabreak cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua (028) 3822.7737 hoặc xem tại : seminarsaigon.vn
Seminarsaigon - Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét