Những đơn vị cho thuê phòng tổ chức sự kiện đã quá quen với thuật ngữ
checklist. Tưởng là dễ, quen thuộc. Nhưng không phải ai cũng biết lên một
checklist đầy đủ, chi tiết. Nhằm hiểu rõ được khách hàng và sự kiện mà mình tổ
chức. Và không phải nhà tổ chức nào; cũng có thể đặt ra đủ câu hỏi trọng tâm và
trả lời hết được chúng. Bài viết dưới đây là 4 checklist tổ chức sự kiện cần
làm rõ đầu tiên. Và là cơ sở để doanh nghiệp làm nền móng xây dựng kế hoạch;
trước khi tổ chức sự kiện.
 |
| Doanh Nghiệp Nào Cũng Cần Biết về việc Checklist Tổ Chức Sự Kiện - 1 |
Tổng quan về tổ chực sự kiện – Những điều nên biết
I. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng
- Kế hoạch được lên dựa vào mục đích tổ chức sự kiện của khách
hàng. Trước tiên cần nắm được loại sự kiện đó là gì? Một sự kiện giải trí sẽ ưu tiên chuẩn bị các
hạng mục âm thanh ánh sáng đầu tiên. Trong khi sự kiện giới thiệu sản phẩm thì
địa điểm tổ chức hợp lý và khâu setup; trang trí sẽ được lưu tâm hàng đầu. Dựa
trên những gì đã thảo luận và tìm hiểu với khách hàng, bản kế hoạch đó phải phản
ánh đúng nhu cầu tổ chức sự kiện và mục đích tiên quyết mà khách hàng muốn hướng
tới như tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, tiếp cận nhiều khách hàng hay đơn thuần
chỉ là tổ chức một sự kiện trọng vẹn.
 |
| Doanh Nghiệp Nào Cũng Cần Biết về việc Checklist Tổ Chức Sự Kiện - 2 |
II. Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ
- Để thuận lợi cho quy trình tổ chức sự kiện, sự liên kết với
các nhà thầu phụ là đặc biệt quan trọng. Bởi không một công ty bình thường nào
có đủ tiềm lực để bao thầu toàn bộ các hạng mục như bàn ghế, sân khấu, âm thanh
ánh sáng, in ấn,… trong một sự kiện, thậm chí có đi chăng nữa thì cũng phải là
các công ty tổ chức sự kiện mạnh. Giữ mối liên hệ với nhà thầu phụ thân tín, chất
lượng nhưng vẫn phải cẩn trọng trong khâu kiểm tra sản phẩm. Bên cạnh đó, cũng
cần xây dựng mối quan hệ với hệ thống nhà thầu cùng lúc để có nhiều sự lựa chọn
tốt và phòng trừ thiếu hụt nguồn cung khi vào mùa cao điểm tổ chức sự kiện.
III. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
- Quá trình triển khai sự kiện không chỉ được điều hành bởi một
người. Mà một hệ thống nhân sự với những công việc có liên quan trực tiếp với
nhau. Trong quá trình sự kiện được diễn ra; cần một có một người quản lý nắm được
toàn bộ kịch bản sự kiện; chịu trách nghiệm điều phối các hoạt động một cách nhịp
nhàng; phòng trừ rủi ro và di chuyển nhân sự khi cần thiết. Khâu giám sát cần
được thực hiện bởi tất cả mọi người, tinh thần làm việc nhóm và có trách nhiệm
với công việc sẽ được đánh giá cao bởi khách hàng.
Hơn nữa, giám sát lẫn nhau, nhắc nhở nhau trên cơ sở tôn trọng
lẫn nhau cũng là cách hỗ trợ thiết thực để sự kiện có thể diễn ra thành công,
thuận lợi. Đây chính là ma trận quản lí ô vuông theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc,
khác với mô hình quản lí truyền thống chỉ có cấp trên mới có quyền giám sát và
nhắc nhở cấp dưới.
 |
| Doanh Nghiệp Nào Cũng Cần Biết về việc Checklist Tổ Chức Sự Kiện - 3 |
IV. Đảm bảo tiến độ thực hiện
- Đây có lẽ là công việc chính của người quản lý. Dựa trên chi
tiết kế hoạch tổ chức sự kiện; các mốc thời gian sẽ được hoạch định rõ ràng cho
từng tiết mục. Nhân sự cũng được sắp xếp chỉ đợi đến nhiệm vụ của mình. Đảm bảo
mọi thứ sẵn sàng và thời gian chính xác là cách tiết kiệm sức người; sức của
mang lại lợi ích cho cả nhà tổ chức lẫn khách mời tham dự. Hơn nữa cũng tạo cái
nhìn thiện cảm từ phía khách mời về thái độ làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.
– Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc bạn muốn tổ chức các buổi teabreak cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256 hoặc xem tại : seminarsaigon.vn
Seminarsaigon - Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét