- Thường thì, trong những event đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao hoặc đã quen với cách làm việc của các nhà cung cấp, bạn sẽ thuê mướn tại địa phương của bạn và di chuyển đi các tỉnh. Tuy nhiên, có nhiều chương trình phải thực hiện tại tỉnh, bạn nên làm việc thật kĩ qua email, tất cả các thỏa thuận hay chỉnh sửa cũng nên sử dụng văn bản, không nói qua điện thoại bởi vì “lời nói gió bay”, mà những sai sót trong khâu thi công sẽ mang lại hậu quả nghiêm trọng.
- Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Đừng để đến lúc mọi việc đã đâu vào đó rồi mới ra tới nơi, lúc này mọi phương án chỉnh sửa e là không kịp nữa.
 |
| Lưu ý về việc thi công và dàn dựng việc tổ chức sự kiện tại địa phương - 1 |
- Cũng cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra. Tuy vậy, rất có thể ở một tỉnh nào đó, họ sẽ tính phí thiết bị cho cả ngày set up, và vì một lý do nào đó họ không thể kết thúc sớm hơn việc set up khi chương trình đã bắt đầu diễn ra rồi. Lần đầu tiên làm việc với các nhà cung cấp ở các tỉnh thành, những trục trặc như thế này rất thường xuyên xảy ra.
Làm dự toán cho team thực hiện
- Còn gọi là công tác phí. Bạn phải làm một bảng dự toánchi phí đi lại, ăn ở, mua sắm dụng cụ tại nơi diễn ra sự kiện. Chỉ cần sai sót một chút thì đôi khi bạn phải “trả giá bằng tiền mặt”. Chi phí nên chia làm 3 phần:
- Ăn uống và lưu trú – Bao nhiêu người, ở bao nhiêu phòng (nam và nữ) trong bao nhiêu ngày, có thể thỏa thuận với khách sạn nơi bạn ở xin kê thêm giuờng phụ để giảm chi phí thuê thêm phòng, tuy nhiên nhiều khách sạn lại không chấp nhận có quá bao nhiêu người cho mỗi phòng, vì vậy bạn sẽ phải thuê nhiều phòng hơn dự tính. Tương tự, ăn uống trên đuờng đi và trong những ngày ở địa điểm tổ chức cũng cần được tính toán kĩ, ngoài ăn chính thì nên tính thêm tiền nước, cà phê cho tài xế (nếu có) hay tiền ăn khuya cho đội ngũ set up…
- Di chuyển: Xăng, dầu, xe hư, bị phạt hành chính,… là những vấn đề bạn phải nghĩ tới. Vì vậy, ngoài 3 khoản chính thì bạn nên có một khoản “chi phí dự phòng” để đề phòng các truờng hợp rủi ro xảy ra. Chi phí này sẽ đựoc hoàn trả công ty sau khi quyết toán.
 |
| Lưu ý về việc thi công và dàn dựng việc tổ chức sự kiện tại địa phương - 2 |
- Cách Thiết Kế Nội Thất Hội Trường Sang Trọng
- Cho thuê phòng giá rẻ tại Sài Gòn
- Đầu tư nhà đất khu Đông Sài Gòn vào Thời điểm vàng
- DỊCH VỤ TỔ CHỨC TEABREAK TẠI TP HCM
- Những Ý Tưởng Tổ Chức 20/11 Mới Lạ Độc Đáo
- Trên đây, Seminarsaigon đã chia sẻ một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện các event tại những địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.
– Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc bạn muốn tổ chức các buổi teabreak cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256 hoặc xem tại : seminarsaigon.vn
Seminarsaigon - Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét